Oznámení o zpracování osobních údajů

 

1.        OZNÁMENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1.1   Toto oznámení o zpracování osobních údajů je určeno:

        (a)  zdravotnickým odborníkům, s nimiž vytváříme nebo udržujeme vztahy;

        (b) našim odběratelům nebo potenciálním odběratelům, kteří jsou fyzickými osobami (jako např. lékárníci a další zdravotničtí odborníci jednající jako OSVČ);

        (c) zástupcům nebo kontaktním osobám našich odběratelů nebo potenciálních odběratelů, kteří jsou právnickými osobami (jako např. lékárenský velkoobchod nebo jiné společnosti zdravotnických odborníků), nebo zástupcům poskytovatelů zdravotní péče, jako např. zdravotní pojišťovny.

 

1.2      Společnost Novo Nordisk s.r.o. a Novo Nordisk A/S jsou povinny chránit vaše osobní údaje ze zákona, a to zejména dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), a dále dle navazujícího zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění. Toto oznámení o zpracování osobních údajů vysvětluje, jakým způsobem shromažďujeme, zpracováváme, využíváme, ukládáme a sdílíme vaše osobní údaje. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze v souladu s tímto oznámením a platnou právní úpravou.

 

2.        KDO JSME MY?

2.1   Společnostmi odpovídajícími za shromažďování a zpracování vašich osobních údajů jsou:

 

        Novo Nordisk s.r.o.

        Evropská 2590/33c

        Dejvice, 160 00 Praha 6

        IČO: 250 97 750

        Zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 47766

 

        a

 

        Novo Nordisk A/S

        Novo Alle 1

        2880 Bagsværd

        Reg. č. společnosti 24256790

 

        (dále jen „my“, „nám“ apod.)

 

2.2   S dotazy nebo žádostmi o vysvětlení, jak vaše osobní údaje zpracováváme, se vždy můžete obrátit na společnost Novo Nordisk s.r.o. nebo na jejího Pověřence pro ochranu osobních údajů na privacy@novonordisk.com.

 

3.     JAK O VÁS OSOBNÍ ÚDAJE SHROMAŽĎUJEME?

3.1  V rámci našich služeb nám tímto udělujete souhlas a výlučné povolení k tomu, abychom shromažďovali a zpracovávali vaše osobní údaje z těchto zdrojů:

(a)  přímo od vás s tím, že poskytnutí osobních údajů je obecně dobrovolné, avšak pokud vstoupíte do smluvního vztahu nebo jiného vztahu s námi, bude v závislosti na povaze takového vztahu poskytnutí některých osobních údajů obvykle smluvním či zákonným požadavkem;

(b)  z veřejně dostupných zdrojů a publikací, internetových stránek nebo sociálních sítí;

(c)  od prodejců/poskytovatelů, kteří již dříve získali váš souhlas se zpracováním vašich osobních údajů;

(d)  z vašeho užívání a spotřeby digitálních služeb poskytovaných společností Novo Nordisk a komunikace, např. na webových stránkách nebo v emailech.

 

4.     PROČ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

4.1 Vaše osobní údaje zpracováváme vždy ke konkrétnímu účelu (účelům) a zpracováváme pouze ten druh osobních údajů, který je pro dosažení daného účelu (účelů) důležitý. Osobní údaje jsou shromažďovány pouze v požadovaném rozsahu. Za žádných okolností z jakéhokoli důvodu se shromážděné údaje nesmí dále prodávat třetím osobám.

 

4.2 Naše zpracování vašich osobních údajů vyžaduje právní titul. Vaše osobní údaje nezpracováváme, nemáme-li pro takový účel řádné odůvodnění předpokládané právní úpravou.

 

4.3   Obecné otázky.  Vaše osobní údaje zpracováváme pro níže uvedené obecné účely, jelikož je to nutné pro naše oprávněné zájmy a nejsou tím nepřiměřeně dotčeny vaše zájmy ani základní práva a svobody vycházející z právního titulu obsaženého v článku 6, odst. 1, písm. f) GDPR:

 

(a)  pro statistické účely a k optimalizaci služeb, které vám poskytujeme;

(b)  ke správě našich zdrojů IT včetně správy infrastruktury a řízení kontinuity podnikání a k optimalizaci a sledování naší činnosti (např. měření spolupráce nebo prodejů, počtu jednání/hovorů) jakož i reakcí na požadavky a k poskytování vám efektivní podpory;

(c)  k pozvání vaší osoby na akce, kongresy nebo jednání, které sponzorujeme;

(d)  k poskytnutí vám přístupu k omezeným nabídkám, jako např. zaheslovaným webovým stránkám pro odborníky a školícím modulům, které vám umožňují poskytovat nám určité služby (tj. poradenské služby);

(e)  k poskytování vám vhodných, přiměřených a aktualizovaných informací o nemocech, lécích a jiných službách; a

(f)   k zasílání vám anket a sdělení ohledně výrobků, léčebných oborů nebo služeb, které propagujeme; nebo

(g)  ke zpracování vašich údajů pro účely profilování k plánování, řízení a vedení komunikace a spolupráce s vámi a k výběru a provádění segmentační činnosti k určování a předvídání vašich odborných potřeb a ke zdokonalení kvality naší spolupráce a služeb přizpůsobením naší nabídky vašim konkrétním potřebám.

 

V konkrétních případech, zejména když vám zasíláme komerční sdělení s využitím elektronických prostředků nebo když zveřejňujeme transakce určité hodnoty, podmiňujeme naše zpracování vašich osobních údajů vaším souhlasem, který jste nám samostatně udělili.

 

4.4 Plnění právních povinností. Vaše osobní údaje zpracováváme pro níže uvedené účely plnění, jelikož je to nezbytné k plnění našich právních a regulatorních závazků vycházejících z právního titulu obsaženého v článku 6, odst. 1, písm. c) nebo f) GDPR:

 

(a)  k zajištění plnění právních povinností včetně zajištění transparentnosti transakcí určité hodnoty, dokumentace vzorku výrobků, dokumentace týkající se daní a odpočtů;

(b)  k řízení a hlášení nepříznivých událostí a reklamací kvality podle právní úpravy;

(c)  k řízení vztahu s vámi včetně potvrzování vaší odborné akreditace (např. přes databáze třetích osob); nebo

(d)  k reakci na případy údajného nesprávného jednání nebo podvodu, k obhajobě v rámci soudního řízení, provádění auditů a k zajištění plnění požadavků při fúzích a akvizicích týkajících se naší společnosti nebo koncernových společnosti.

 

4.5 Smluvní závazky. Vaše osobní údaje zpracováváme pro níže uvedené účely, kdy je zpracování nezbytné k plnění našich smluvních závazků vůči vám nebo k provedení předsmluvních opatření na vaši žádost, jež vycházejí z právního titulu obsaženého v článku 6, odst. 1, písm. b) GDPR:

 

(a)  k realizaci opatření nebo přípravě či plnění existujících smluv a k vedení všeobecné evidence; a

(b)  k zajištění správného účtování a fakturace.

 

5.     JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME?

5.1   Obecné otázky, Plnění právních povinností, Smluvní závazky. Pro účely popsané v odst. 4.3, 4.4 a 4.5 výše (Obecné otázky, Plnění právních povinností a Smluvní závazky) můžeme, pokud bude nutné, pro konkrétní účel zpracovávat níže uvedené druhy osobních údajů:

 

(a)  obecné identifikační údaje (např. funkce, akademický titul, jméno, pohlaví, kontaktní údaje);

(b)  vaše pracovní postavení (např. funkce, pozice, název společnosti, oddělení). Pro zdravotnické odborníky: Identifikační číslo zdravotnického pracovníka, první odbornost, druhá odbornost, rok ukončení lékařské fakulty, publikace, činnost na kongresech, vyznamenání, životopis, vzdělání, odkazy na univerzity, odborné znalosti a účast na klinických hodnoceních či příspěvky k nim, směrnice, redakční rady a organizace, účast na terapii a léčbě;

(c)  platební údaje (např. údaje o kreditní kartě, bankovní spojení, číslo registrace k DPH nebo jiné daňové identifikační číslo);

(d)  vaše elektronické identifikační údaje v případě potřeby pro účely doručování výrobků nebo služeb naší společnosti (např. přihlašovací údaje, přístupová práva, hesla, číslo průkazu, IP adresa, online identifikátory/cookies, protokoly, přístupové a připojovací časy, obrazový a zvukový záznam jako např. vyobrazení průkazu, záznamy z kamerových systémů a zvukové záznamy);

(e)  informace týkající se vašeho užívání, odpovědi a/nebo preference včetně typů diskutovaných zpráv, komunikačních kanálů a frekvence;

(f)   údaje, které nám poskytnete, např. při vyplňování formulářů nebo při akcích, kterých se účastníte, nebo když odpovídáte na otázky během pohovoru nebo v rámci ankety;

(g)  údaje týkající se služeb, které vám poskytujeme; a

(h) informace o propagačních, vědeckých a lékařských činnostech/vzájemné spolupráci, kterou s námi máte, včetně minulé a možné budoucí spolupráce.

 

6.     JAK VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SDÍLÍME?

6.1 Vaše osobní údaje můžeme v průběhu naší činnosti a pro účely uvedené v části 4 sdílet s našimi zpracovateli a v případě potřeby pro daný účel s třetími stranami, zejména pak s:

 

(a)  našimi pracovníky (včetně pracovníků, oddělení nebo jiných společností skupiny společností Novo Nordisk)

(b)  našimi nezávislými obchodními zástupci nebo zprostředkovateli (pokud existují);

(c)  našimi dodavateli a poskytovateli služeb, kteří nám dodávají výrobky nebo poskytují své služby;

(d)  našimi poskytovateli IT systémů, poskytovateli cloudových služeb, poskytovateli databází a konzultanty;

(e)  našimi obchodními partnery, kteří nabízejí výrobky a služby společně s námi nebo s našimi dceřinými nebo přidruženými společnostmi;

(f)   jakoukoli třetí stranou, na kterou postoupíme nebo převedeme kterákoli z našich práv nebo povinností; a

(g)  našimi poradci a externími právníky, a to mimo jiné v souvislosti s prodejem nebo převodem kterékoli části našeho podnikání nebo majetku.

 

6.2 Všechny třetí strany jsou v souladu s platnou právní úpravou smluvně zavázány chránit důvěrnost a bezpečnost vašich osobních údajů.

 

6.3 K vašim osobním údajům mohou mít přístup národní a/nebo mezinárodní regulační a bezpečnostní orgány nebo soudy nebo jim tyto údaje mohou být předány v případech, kdy to vyžadují platná právní úprava nebo nařízení nebo na jejich vyžádání.

 

7.     PŘEDÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE MIMO EU/EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ PROSTOR?

7.1 Pro účely uvedené v části 4 mohou být osobní údaje, které od vás shromažďujeme, rovněž zpracovávány, zpřístupňovány nebo uchovávány v zemi mimo Českou republiku.

 

7.2 Úroveň ochrany údajů v některých zemích mimo EHP neodpovídá úrovni ochrany osobních údajů, jež se aplikuje a prosazuje v rámci EHP. Proto na ochranu vašich osobních údajů v případě jejich předávání využíváme tato zabezpečení:

 

(a)  Předávání ve prospěch společnosti v rámci skupiny společností Novo Nordisk se řídí Závaznými podnikovými pravidly Novo Nordisk, které jsou k dispozici na adrese https://www.novonordisk.com/about-novo-nordisk/corporate-governance/personal-data-protection.html;

(b)  Země, do které jsou osobní údaje předávány, se považují Evropskou Komisí za země s dostatečnou úrovní ochrany osobních údajů;

(c)  Uzavřeli jsme Standardní smluvní doložky pro předávání osobních údajů do třetích zemí. Kopii těchto doložek můžete obdržet, když nás budete kontaktovat způsobem uvedeným v části 2;

(d)  Právní rámec Privacy Shield mezi EU a USA pro předávání osobních údajů společnostem a organizacím se sídlem v USA, jež jsou certifikovány v rámci režimu Privacy Shield. Více informací a seznam společností a organizací certifikovaných režimem Privacy Shield je dostupný na https://www.privacyshield.gov/ welcome.

 

8.     JAK DLOUHO BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVAT?

8.1 Vaše osobní údaje si uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo ke splnění zákonných a regulatorních požadavků. Kritéria použitá k určení doby uchovávání zahrnují: (i) délku doby, po kterou s vámi máme trvalý vztah a poskytujeme vám naše výrobky, služby nebo obsahy; (ii) výslovná ustanovení platných právních předpisů; (iii) zda je uchování přípustné na základě našeho právního postavení (jako např. ve vztahu k vymáhání platných smluvních podmínek, platného promlčení, soudního řízení nebo správního šetření).

 

9.     JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?

9.1  Obecně máte k dispozici níže uvedená práva a můžete:

 

(a) Získat přehled o tom, jaké osobní údaje o Vás máme, a informace týkající se našeho zpracování;

(b) Získat kopii vašich osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;

(c) Požádat o aktualizaci nebo opravu vašich osobních údajů;

(d) Požádat, aby byly vaše osobní údaje odstraněny nebo zničeny;

(e) Požádat, abychom přestali vaše osobní údaje zpracovávat nebo zpracování omezili;

(f)  Vznášet námitky proti zpracování vašich osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu

(g) V případech, kdy zpracování vychází z vašeho souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat;

(h) Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, na to, jak vaše osobní údaje zpracováváme (pro více informací viz www.uoou.cz).

9.2 Svá práva můžete uplatnit písemně e-mailem na infoline@novonordisk.com.

9.3 V závislosti na konkrétních okolnostech zpracování mohou u uplatnění těchto práv existovat určitá omezení podle platných právních předpisů. S otázkami nebo žádostmi ohledně těchto práv nás můžete kontaktovat způsobem uvedeným v části 2.