OZNÁMENÍ  O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ  PRO OBCHODNÍ PARTNERY

 

Toto Oznámení je adresováno: 

 

  • zdravotnickým pracovníkům, se kterými spolupracujeme, našim zákazníkům nebo potenciálním zákazníkům, kteří jsou fyzickými osobami (jako třeba samostatně výdělečně činní lékárníci);
  • zástupcům nebo kontaktním osobám našich zákazníků nebo potenciálních zákazníků, kteří jsou právnickými osobami (jako třeba velkoobchodní lékárny).

 

Společnost Novo Nordisk s.r.o. je ze zákona povinna chránit Vaše osobní údaje. Tímto Oznámením Vás informujeme  jak zpracováváme (např. shromažďujeme, využíváme, ukládáme a sdílíme) Vaše osobní údaje.  V souladu s tímto Oznámením a platnou právní úpravou o Vás budeme zpracovávat různé osobní údaje.

 

 

1.    KDO JSME? 

 

Společnost odpovědná za zpracování Vašich osobních údajů je: 

 

Novo Nordisk s.r.o., se sídlem Evropská 2590/33c, Praha 6 – Dejvice, IČ: 250 97 750, DIČ: CZ25097750, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu C, vložka 47766.

 

S dotazy nebo žádostmi o vysvětlení, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, se vždy můžete obrátit na Novo Nordisk s.r.o. nebo Pověřence pro zpracování osobních údajů společnosti Novo Nordisk na e-mail: infoline@novonordisk.com

 

 

2.    JAK  O VÁS OSOBNÍ ÚDAJE SHROMAŽĎUJEME?

 

Vaše osobní údaje získáváme z  těchto zdrojů:  

 

  • Přímo od Vás,
  • Z veřejně dostupných publikací, internetových stránek nebo sociálních sítí,
  • Od prodejců/poskytovatelů, kteří již dříve obdrželi Váš souhlas.

 

 

3.    PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

 

Vaše osobní údaje zpracováváme vždy za specifickým účelem a zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou relevantní pro dosažení takového účelu. Vaše osobní údaje zpracováváme především pro následující účely:  

 

  • Řízení našeho vztahu s Vámi (např. pomocí našich databází);
  • Provádění úkolů pro účely přípravy nebo uplatnění existujících smluv;
  • Evidence transakcí a zajištění transparentnosti při převodech hodnot;
  • Poskytování vhodné, adekvátní a aktuální informace o nemocech, lécích, jakož i o našich výrobcích a službách;
  • Zvýšení kvality našeho vztahu a služeb pomocí přizpůsobení našich nabídek Vašim konkrétním potřebám;
  • Zodpovězení Vašich požadavků a poskytování efektivní podpory;
  • Zasílání průzkumů (např. ke zlepšení Vaší budoucí spolupráce s námi); 
  • Zasílání komunikace ohledně výrobků, terapeutických oblastí nebo služeb, které propagujeme;
  • Plánování, správa a realizace komunikace a interakce s Vámi (např. pomocí provozu databáze, která zaznamenává interakce se zdravotnickými zaměstnanci, nebo správy plánování telefonických hovorů, jakož i reportování telefonních hovorů);
  • Sledování našich aktivit (např. měření interakcí nebo prodejů, počet objednávek/telefonních hovorů);
  • Plánování a provádění segmentace, abychom co nejlépe oslovili Vaše profesní potřeby;
  • Pozvání na události nebo propagační schůzky, které budou námi sponzorovány (např. lékařské události, přednášky, konference);
  • Poskytování přístupu k našim tréninkovým modulům, které Vám umožní poskytnout nám určité služby;
  • Řízení našich zdrojů v oblasti IT, včetně správy infrastruktury a kontinuity provozu;
  • Zajištění ekonomických zájmů společnosti a zajištění souladu a reportingu (jako například soulad s našimi předpisy a lokálními právními požadavky, daněmi a odečty, řízení údajných prohřešků nebo podvodů; provádění auditů a případných sporů);
  • Řízení fúzí a akvizic, které zahrnují naši společnost;
  • Archivování a udržování záznamů;
  • Účtování a fakturování; a
  • Jakýkoli jiný důvod uložený právním předpisem a úřady.

 

 

4.    JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME?

 

Pro účely popsané  v části 3 výše můžeme zpracovávat  níže uvedené  druhy osobních údajů: 

 

  • Vaše obecné a identifikační informace (např. jméno, křestní jméno, příjmení, pohlaví, email a/nebo poštovní adresa, pevné a/nebo mobilní telefonní číslo);
  • Vaši pozici (např. titul, pozice, jméno společnosti, jakož i u zdravotnických pracovníků hlavní specializaci, vedlejší specializaci, rok promoce na lékařské vysoké škole, publikace, aktivity na kongresech, ocenění, biografie, vzdělání, vazby na univerzity, zkušenosti a účasti na/příspěvky do klinických zkoušek, pokyny, redakční rady a organizace, zapojení do terapií a léčeb);
  • Platební informace (např. detail o kreditních kartách, detaily o bankovních účtech, DIČ nebo jiné daňové identifikační číslo);
  • Vaše elektronické identifikační údaje, pokud jsou vyžadovány pro účely dodání výrobků nebo služeb naší společností (např. přihlášení, přístupová oprávnění, hesla, číslo průkazu, IP adresa, online identifikátory/cookies, logy, časy přístupu a přihlášení, záznam obrazů nebo zvuků, jako třeba průkazové fotky, kamerové nebo hlasové záznamy);
  • Informace ohledně Vašeho užívání, odpovědí a/nebo preferencí, a to i pokud jde o typy diskutovaných zpráv, komunikační kanály a jejich četnost;
  • Data, která nám poskytujete, například když vyplňujete formuláře nebo během událostí, kterých se účastníte, nebo když zodpovíte dotazy během konverzace nebo v rámci průzkumu;
  • Data, která se vztahují k našim výrobkům a službám; a
  • Informace o propagačních, vědeckých a lékařských aktivitách/interakcích, které s námi máte, včetně potenciálních budoucích interakcí. 

 

Pokud máte v úmyslu poskytnout nám osobní údaje jiných osob (např. Vašich kolegů), musíte poskytnout kopii tohoto Oznámení o soukromí příslušným osobám přímo nebo prostřednictvím jejich zaměstnavatele.

 

 

 

5. PROČ JSME ZE ZÁKONA OPRÁVNĚNI ZPRACOVÁVAT VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

 

Osobní údaje shromažďujeme pouze ve vyžadovaném rozsahu. Shromážděné osobní údaje za žádných okolností ani z jakýchkoli důvodů neprodáváme třetím stranám.

 

Naše zpracování Vašich osobních údajů je založeno na právních základech.

 

Nebudeme Vaše osobní údaje zpracovávat, pokud nebudeme disponovat řádným oprávněním určeným pro takový účel zákonem. Z toho důvodu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze pokud:

 

  • Jsme dříve obdrželi Váš souhlas;
  • Je zpracování nutné pro účely výkonu našich smluvních závazků ve vztahu k Vám nebo k provedení předsmluvních kroků dle Vaší žádosti;
  • Je zpracování nutné pro účely zajištění souladu s našimi právními nebo regulatorními povinnostmi; nebo
  • Je zpracování nutné z důvodu našeho legitimního zájmu, a nevede k nadměrnému omezení Vašich zájmů nebo základních práv a svobod.

 

Prosím, berte na vědomí, že při zpracování Vašich osobních údajů na základě posledního bodu se vždy snažíme zajistit rovnost mezi našimi legitimními zájmy a Vaším soukromím. Příklady takových ‘legitimních zájmů’ představují aktivity zpracování osobních údajů vykonávaných:

 

  • K vytvoření transparentního a profesionálního vztahu se zdravotnickými pracovníky;
  • K propagaci inovací společnosti Novo Nordisk ve farmaceutické oblasti;
  • Ke správě personálních a finančních zdrojů společnosti Novo Nordisk a k optimalizaci interakcí se zdravotnickými pracovníky;
  • K zajištění, aby se správné léky dostali k pacientům na základě dobře informovaných zdravotnických pracovníků a jejich profesního názoru;
  • K docílení užitku z nákladově efektivních služeb (např. si můžeme zvolit, že budeme využívat určité platformy nabízené dodavateli ke zpracování dat);
  • K nabízení našich výrobků a služeb našim zákazníkům;
  • K zamezení podvodů a kriminálních aktivit, zneužití našich výrobků a služeb, jakož i bezpečnosti našich IT systémů, architektury a sítí;
  • Za účelem prodeje jakékoli části našeho podniku nebo jeho majetku, nebo k provedení akvizice celého nebo části našeho podniku nebo majetku třetí stranou; a
  • K dosažení našich korporátních cílů a cílů v oblasti sociální odpovědnosti. 

 

6.    JAK SDÍLÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE? 

 

Vaše osobní údaje můžeme sdílet s: 

 

V rámci našich aktivit a pro stejné účely, které jsou uvedeny v tomto Oznámení o soukromí, mohou být Vaše osobní údaje zpřístupněny nebo převedeny následujícím kategoriím příjemců, a to na základě zásady potřebných znalostí k zajištění takových účelů:

 

  • Našim zaměstnancům (včetně zaměstnanců, oddělení nebo jiným společnostem ze skupiny Novo Nordisk);
  • Našim nezávislým zástupcům nebo zprostředkovatelům (pokud existují);
  • Našim dodavatelům a poskytovatelům služeb, kteří poskytují služby a dodávají nám výrobky;
  • Našim poskytovatelům IT systémů, poskytovatelům cloudových služeb, poskytovatelům databází a konzultantům;
  • Našim obchodním partnerům, kteří nabízí výrobky nebo služby společně s námi, nebo s našimi dceřinými společnostmi, nebo přidruženými společnostmi;
  • Jakékoli třetí straně, které postoupíme nebo obnovíme jakékoli z našich práv nebo povinností; a
  • Našim poradcům a externím právníkům v souvislosti s prodejem nebo převodem jakékoli části našeho podniku nebo jeho majetku.

 

Výše uvedené třetí strany jsou smluvně zavázány, aby chránily důvěrnost a bezpečnost Vašich osobních údajů v souladu s příslušnými právními předpisy.

 

Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny nebo převedeny jakémukoli národnímu a/nebo mezinárodnímu regulatornímu, oprávněnému, veřejnému orgánu nebo soudu, pokud jsme dle příslušného právního předpisu nebo na základě jejich žádosti povinni tak učinit.

 

 

7.    PŘEDÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE MIMO ÚZEMÍ EU/EHP? 

 

Osobní údaje, které od Vás shromažďujeme, mohou být také zpracovány, vyhodnoceny nebo skladovány v zemi mimo Českou republiku, která nemusí zajišťovat stejnou úroveň ochrany osobních údajů.

 

Pokud Vaše osobní údaje předáme externím společnostem v jiných jurisdikcích, zajistíme, aby byly Vaše osobní údaje chráněny pomocí (i) uplatňování úrovně ochrany vyžadované na základě místních zákonů o ochraně údajů/soukromí v České republice, (ii) jednání v souladu s našimi předpisy a standardy a, (iii) v případě entit sídlících v Evropském hospodářském prostoru (tj. členské země EU plus Island, Lichtenštejnsko a Norsko, „EHP“), ledaže by bylo uvedeno odlišně, předávání Vašich osobních údajů pouze na základě běžných smluvních ustanovení schválených ze strany Evropské komise. Jste oprávněni požádat o dodatečné informace ve vztahu k mezinárodním převodům osobních údajů a můžete získat kopii adekvátního zabezpečení, které bylo zavedeno k zajištění Vašich práv dle ustanovení Bodu 9 níže. V případě předání externím společnostem se sídlem ve Spojených státech amerických zajistíme, že pro předání společnostem certifikovaným dle Privacy Shield a společnostem a organizacím se sídlem v USA bude uplatňován rámec EU-US Privacy Shield Framework. Více informací a seznam společností a organizací certifikovaných dle Privacy Shield jsou k dispozici na https://www.privacyshield.gov/welcome . Pro vnitroskupinové předání osobních údajů zavedla skupina Novo Nordisk Závazná korporátní pravidla, systém principů, pravidel a nástrojů stanovených evropskou legislativou, a to s cílem zajistit efektivní úroveň ochrany dat vztahující se k převodům osobních údajů mimo EHP a Švýcarsko. Více o Závazných korporátních pravidlech společnosti Novo Nordisk si můžete přečíst na https://www.novonordisk.com/about-novo-nordisk/corporate-governance/personal-data-protection.html .  

 

 

8. JAK DLOUHO BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVAT?

 

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu, po kterou budou nezbytné pro účel, pro který byly shromážděny nebo pro zajištění souladu s právními nebo regulatorními požadavky.

 

V případě smluv se doba uchování rovná době trvání Vaší smlouvy (nebo smlouvy Vaší společnosti) s námi, plus doba do okamžiku, než budou právní nároky dle takové smlouvy promlčené, ledaže by nadřazené právní nebo regulatorní předpisy vyžadovaly delší nebo kratší dobu uchování. Po uplynutí této doby budou Vaše osobní údaje z našich aktivních systémů odstraněny.

 

Osobní údaje shromážděné a zpracované v souvislosti se sporem se smažou nebo archivují (i) v okamžiku, kdy dojde k jeho smírnému narovnání, (ii) jakmile dojde k rozhodnutí v poslední instanci nebo (iii) v okamžiku, kdy se nárok promlčí.

 

 

9. JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA? 

 

V obecné rovině máte následující práva: 

 

  • Můžete získat přehled osobních údajů, které o Vás evidujeme
  • Můžete získat kopie Vašich osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu
  • Můžete požádat o aktualizaci nebo opravu Vašich osobních údajů
  • Můžete požádat o smazání nebo zničení Vašich osobních údajů
  • Můžete požadovat zastavení nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů
  • Pokud jste nám poskytli souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů (viz část  5), můžete Váš souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání Vašeho souhlasu neovlivní zákonnost zpracování, které bylo prováděno před odvoláním Vašeho souhlasu
  • Můžete podat stížnost na způsob, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (pro více informací viz www.uoou.cz).

 

Dle příslušných právních předpisů mohou k těmto právům existovat v závislosti na specifických okolnostech zpracovatelské aktivity omezení. V případě dotazů nebo požadavků vztahujících se k těmto právům nás můžete kontaktovat způsobem popsaným v části 1.

 

 

 

 

 

 

 

MAPA_17/18